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Política de privacidad

Conoce qué información trata Admince, para qué la utilizamos y cómo puedes ejercer tus derechos.

Última actualización:

1. Alcance

Esta Política de privacidad explica cómo Admince recopila, utiliza, conserva y comparte datos personales cuando una persona:

  • visita admince.app;
  • utiliza la aplicación web de Admince;
  • se comunica con Admince para solicitar información, soporte o una demostración; o
  • acepta recibir por WhatsApp notificaciones operativas relacionadas con la administración de su condominio o residencia.

La política se aplica a los servicios de Admince y a sus dominios asociados. No sustituye los avisos internos ni las obligaciones legales de las empresas administradoras o condominios que utilizan Admince.

2. Responsable de Admince y contacto

Admince es operado por Denifer Santiago Fernandez, documento de identidad 402-3377650-5, con domicilio en Calle 5-C, Dorado II, Santiago de los Caballeros, República Dominicana (en adelante, “Admince”, “nosotros” o “nuestro”).

Para consultas o solicitudes relacionadas con privacidad:

No envíes contraseñas, números completos de cuentas bancarias, tarjetas de pago, documentos de identidad ni otros datos especialmente sensibles por WhatsApp.

3. Función de Admince y de las organizaciones usuarias

Admince es una plataforma para apoyar la administración de condominios, incluyendo residencias, responsables, cobros, pagos, gastos, balances, documentos y reportes.

La empresa administradora o el condominio que contrata y utiliza Admince determina qué información incorpora a la plataforma, con qué finalidad administrativa la utiliza, quién puede acceder a ella y durante cuánto tiempo debe conservarla. Respecto de esos datos, dicha organización actúa como responsable del tratamiento y Admince los trata para prestar el servicio siguiendo sus instrucciones y las obligaciones aplicables.

Admince actúa directamente como responsable respecto de los datos necesarios para gestionar cuentas de acceso, seguridad, soporte, comunicaciones con clientes, funcionamiento del sitio web y cumplimiento de sus propias obligaciones legales.

Si eres propietario, inquilino, proveedor u otra persona cuyos datos fueron registrados por una organización usuaria, puedes dirigir tu solicitud a esa organización. También puedes escribirnos para que podamos identificarla y canalizar la solicitud cuando corresponda.

4. Datos que podemos tratar

Según la forma en que se utilicen los servicios, podemos tratar las siguientes categorías de información:

4.1. Datos de usuarios autorizados

  • correo electrónico e identificadores internos de cuenta;
  • organización, condominios autorizados, rol y permisos de acceso;
  • información de autenticación y recuperación de cuenta;
  • registros de inicio de sesión, actividad administrativa, cambios de permisos y eventos de seguridad.

Admince no ofrece registro público. Las cuentas de acceso son creadas o habilitadas para personal autorizado.

4.2. Datos administrados por condominios y empresas administradoras

  • nombre, correo electrónico, teléfono y documento de identificación, cuando la organización decida registrarlos;
  • relación con una residencia, por ejemplo, propietario, inquilino o responsable de un cargo;
  • número, sección, edificio, piso, dirección u otros datos descriptivos de una residencia;
  • datos de cobros, consumos, cuotas, pagos, balances, deudas, gastos, ingresos, proveedores y conceptos administrativos;
  • comprobantes de pago, facturas, recibos, imágenes y otros documentos que un usuario autorizado cargue a la plataforma;
  • historial de operaciones, correcciones, anulaciones y auditoría necesario para la trazabilidad administrativa y financiera;
  • configuración, identidad y datos de contacto de la organización o condominio.

Admince no está diseñado para almacenar datos médicos, biométricos, contraseñas ajenas, números completos de tarjetas de pago ni credenciales bancarias. Los usuarios no deben introducir esa información en campos libres ni enviarla por WhatsApp.

4.3. Datos de la landing, soporte y demostraciones

Cuando una persona abre el enlace de contacto de la landing o nos escribe, podemos recibir su número de teléfono, nombre o nombre de perfil, contenido del mensaje y cualquier información que decida proporcionar. Usamos esos datos para responder su solicitud, coordinar una demostración o brindar soporte.

La landing pública de Admince no contiene actualmente formularios, cuentas de usuario, cookies publicitarias ni herramientas propias de analítica de comportamiento. El proveedor de alojamiento y los sistemas de seguridad pueden generar datos técnicos limitados, como dirección IP, fecha y hora, agente de usuario, URL solicitada, respuesta del servidor y eventos de diagnóstico.

4.4. Datos relacionados con notificaciones por WhatsApp

Cuando una organización habilita notificaciones por WhatsApp, podemos tratar:

  • nombre y número de teléfono del destinatario;
  • organización, condominio y residencia relacionados;
  • evidencia y estado del consentimiento para recibir mensajes;
  • tipo de notificación solicitada;
  • contenido necesario para la notificación, como concepto, período, monto, fecha de vencimiento o estado administrativo;
  • identificadores de mensaje, fecha y hora, estado de envío, entrega, lectura, error o baja; y
  • respuestas que la persona envíe por WhatsApp.

Estas notificaciones tienen fines operativos relacionados con la administración del condominio. No utilizaremos el consentimiento para notificaciones administrativas como autorización para enviar publicidad. Si en el futuro se ofrecieran comunicaciones promocionales, requerirían un consentimiento separado cuando corresponda.

5. Cómo obtenemos los datos

Podemos obtener información:

  • directamente de la persona cuando nos escribe, solicita soporte o acepta notificaciones;
  • de usuarios autorizados de la empresa administradora o del condominio;
  • de archivos de incorporación o migración entregados por la organización usuaria;
  • automáticamente, a partir del uso autenticado, la seguridad y el funcionamiento técnico de los servicios; y
  • de Meta y WhatsApp, únicamente en lo necesario para intercambiar y gestionar mensajes con la persona.

La organización usuaria debe contar con una justificación válida para registrar y utilizar datos personales, informar a los titulares cuando corresponda, mantenerlos exactos y limitar el acceso a personal autorizado.

6. Para qué utilizamos los datos

Tratamos los datos personales, según corresponda, para:

  • crear, autenticar, recuperar y proteger cuentas autorizadas;
  • prestar las funciones administrativas y financieras solicitadas por la organización usuaria;
  • vincular personas con residencias y conservar la responsabilidad histórica de cargos y pagos;
  • generar estados, balances, reportes y documentos solicitados por usuarios autorizados;
  • almacenar y permitir la consulta controlada de comprobantes y documentos;
  • registrar acciones relevantes para seguridad, control de acceso, auditoría, prevención de fraude y solución de incidentes;
  • importar, mantener, respaldar y recuperar información del servicio;
  • responder consultas, brindar soporte y coordinar demostraciones;
  • enviar las notificaciones por WhatsApp que la persona haya aceptado;
  • gestionar entregas, errores, respuestas y solicitudes de baja de WhatsApp;
  • cumplir obligaciones legales, requerimientos válidos de autoridades y ejercer o defender derechos; y
  • mantener, diagnosticar y mejorar la disponibilidad, seguridad y desempeño técnico de Admince.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Tampoco utilizamos los datos administrativos o financieros de una organización usuaria para publicidad dirigida a propietarios, inquilinos u otras personas registradas.

7. Consentimiento y control de mensajes por WhatsApp

Admince solo debe iniciar notificaciones por WhatsApp cuando la persona:

  1. haya proporcionado su número de teléfono; y
  2. haya manifestado de forma clara que desea recibir mensajes de Admince por WhatsApp para las categorías informadas.

El consentimiento no es una condición para utilizar WhatsApp con fines personales ni debe presumirse por el solo hecho de que un administrador conozca el número de la persona. Conservaremos evidencia razonable de la autorización y de sus cambios.

La persona puede dejar de recibir notificaciones en cualquier momento respondiendo “BAJA” por WhatsApp o solicitándolo mediante los canales indicados en esta política. Procesaremos la solicitud para detener los mensajes futuros sujetos a esa autorización, sin afectar los registros que debamos conservar por seguridad, cumplimiento o trazabilidad. La persona puede volver a otorgar su consentimiento posteriormente.

Las conversaciones iniciadas por Admince utilizarán, cuando sea requerido, plantillas aprobadas por WhatsApp. Las respuestas y comunicaciones también están sujetas a las condiciones y políticas de WhatsApp.

8. Cuándo compartimos información

Podemos compartir datos personales únicamente en la medida necesaria con:

  • la organización usuaria y su personal autorizado, de acuerdo con sus roles y condominios asignados;
  • Amazon Web Services (AWS), que proporciona infraestructura de alojamiento, autenticación, API, bases de datos, almacenamiento de archivos, funciones, registros y seguridad;
  • Meta Platforms y WhatsApp, cuando se utiliza el canal de notificaciones, para procesar números de teléfono, contenido de mensajes, plantillas, identificadores y estados de entrega;
  • proveedores profesionales o técnicos sujetos a deberes de confidencialidad, cuando sean necesarios para operar, proteger o mantener el servicio; y
  • autoridades o terceros legitimados, cuando una norma, orden o requerimiento legal válido lo exija, o cuando sea necesario para proteger derechos y seguridad.

Cada proveedor puede tratar ciertos datos conforme a sus propios términos y políticas. Admince no autoriza a sus proveedores a utilizar los datos administrativos de sus clientes para fines ajenos a la prestación contratada.

Si ocurre una reorganización, adquisición o transferencia del negocio, los datos podrán transferirse con las salvaguardas aplicables y se informará cuando la ley lo requiera.

9. Transferencias internacionales

Admince utiliza proveedores tecnológicos internacionales, incluidos AWS, Meta y WhatsApp. Por ello, algunos datos pueden almacenarse o tratarse fuera de la República Dominicana, incluso en los Estados Unidos u otros países donde dichos proveedores operen.

Cuando corresponda, aplicaremos medidas contractuales, técnicas y organizativas razonables y obtendremos el consentimiento o utilizaremos otra habilitación permitida por la legislación aplicable para realizar transferencias internacionales.

10. Conservación

Conservamos los datos solo durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades descritas:

  • los datos de la organización, residencias y operaciones se conservan mientras esté vigente el servicio y durante el período posterior que resulte necesario para exportación, cierre, respaldo, cumplimiento legal, auditoría o defensa de reclamaciones;
  • las cuentas, permisos y registros de seguridad se conservan mientras sean necesarios para controlar accesos e investigar incidentes;
  • los comprobantes y registros financieros se conservan de acuerdo con las instrucciones de la organización usuaria y los plazos administrativos, contractuales o legales aplicables;
  • los datos de soporte o demostración se conservan mientras se atiende la solicitud y por un período razonable de seguimiento;
  • la evidencia de consentimiento, los identificadores de entrega y las solicitudes de baja de WhatsApp se conservan mientras sean necesarios para acreditar preferencias, evitar nuevos envíos no autorizados, resolver incidentes y cumplir obligaciones; y
  • las copias de respaldo se eliminan o sobrescriben conforme a sus ciclos operativos, salvo que deban preservarse por una obligación legal o de seguridad.

Cuando los datos ya no sean necesarios, los eliminaremos, anonimizaremos o bloquearemos de manera razonable, según corresponda. Una solicitud de eliminación puede no implicar el borrado inmediato de información que deba conservarse por obligaciones legales, integridad contable, prevención de fraude, seguridad o defensa de derechos.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos contra acceso, uso, pérdida, alteración o divulgación no autorizados. Estas medidas incluyen, según corresponda:

  • autenticación de usuarios y recuperación de acceso por correo electrónico;
  • permisos por organización, rol y condominio;
  • cifrado de comunicaciones mediante HTTPS/TLS y protecciones de cifrado ofrecidas por los servicios administrados de AWS;
  • almacenamiento privado de comprobantes y documentos;
  • registros de auditoría y monitoreo de errores operativos;
  • respaldos, versionado o mecanismos de recuperación aplicables; y
  • revisión y limitación del acceso técnico y administrativo.

Ningún sistema es completamente infalible. Si detectamos un incidente que afecte datos personales, actuaremos para contenerlo, evaluarlo y efectuar las comunicaciones que exija la legislación aplicable.

12. Derechos de las personas

De acuerdo con la Ley núm. 172-13 de la República Dominicana y otras normas aplicables, una persona puede solicitar, según corresponda:

  • información sobre el tratamiento de sus datos;
  • acceso a los datos personales que le conciernen;
  • rectificación o actualización de datos inexactos o incompletos;
  • supresión o cancelación cuando proceda;
  • oposición a determinados tratamientos; y
  • retiro de un consentimiento previamente otorgado, sin afectar el tratamiento realizado antes de su retiro.

Para ejercer estos derechos, escribe a deniferjose05@gmail.com con tu nombre, medio de contacto, relación con la organización o condominio y una descripción clara de la solicitud. Podremos pedir información razonable para verificar tu identidad y evitar entregar o modificar datos de otra persona.

Cuando los datos hayan sido incorporados por una organización usuaria, podremos remitir la solicitud a esa organización o colaborar con ella para responderla. Atenderemos las solicitudes dentro de los plazos y límites establecidos por la legislación aplicable.

13. Eliminación de datos relacionados con Meta y WhatsApp

Para solicitar la eliminación de datos que Admince haya recibido o generado mediante WhatsApp:

  1. escribe a deniferjose05@gmail.com con el asunto “Eliminación de datos de WhatsApp”, o envía “ELIMINAR DATOS” al WhatsApp +1 829 791 0211;
  2. indica el número de teléfono utilizado, tu nombre y la organización o condominio relacionado; y
  3. completa la verificación de identidad que razonablemente te solicitemos.

Después de verificar la solicitud, eliminaremos o anonimizaremos los datos que Admince controle y comunicaremos la solicitud a la organización usuaria cuando sea responsable de parte de la información. Podremos conservar un registro mínimo de la solicitud, de la baja y de su atención, así como información que deba preservarse por obligación legal, seguridad, prevención de fraude, integridad administrativa o defensa de derechos.

Esta sección funciona también como instrucción pública para solicitudes de eliminación asociadas con la aplicación de Admince configurada en Meta for Developers.

14. Menores de edad

Admince está dirigido a la administración de organizaciones y condominios y no está diseñado para que menores de edad creen cuentas o utilicen directamente el servicio. Las organizaciones usuarias no deben registrar datos de menores salvo que sean estrictamente necesarios, exista una justificación válida y se hayan obtenido las autorizaciones exigidas por la ley.

Si consideras que recibimos indebidamente datos de un menor, comunícate con nosotros para evaluarlos y adoptar las medidas correspondientes.

15. Enlaces y servicios de terceros

El sitio y la aplicación pueden enlazar o redirigir a servicios de terceros, como WhatsApp. El tratamiento realizado directamente por esos terceros se rige también por sus propias políticas y condiciones. Recomendamos revisar la política de privacidad de WhatsApp y las condiciones aplicables antes de utilizar ese canal.

16. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. Publicaremos la versión vigente en admince.app/politica-de-privacidad e indicaremos su fecha de última actualización. Cuando un cambio sea material, lo comunicaremos por medios razonables antes de que produzca efectos, cuando corresponda.

17. Legislación aplicable

Esta política se interpreta conforme a la legislación aplicable de la República Dominicana, incluida la Ley núm. 172-13 sobre Protección Integral de los Datos Personales, sin perjuicio de otras normas que resulten aplicables según la ubicación de la persona o la naturaleza del tratamiento.